Fiskalische Vorgaben an Kassensysteme

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.

 

Die GoBD wurden durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 veröffentlicht. Die GoBD sind ab 1. Januar 2015 gültig. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.

 

Besonders wichtig sind die GoBD für die elektronische Aufzeichnung der Barerlöse, die oftmals nicht vollständig aufgezeichnet oder nachträglich mit Manipulationssoftware verändert werden. Umfassende Regelungen zum Internen Kontrollsystem und der Verfahrensdokumentation sind zu beachten. Der Unternehmer bleibt nach den GoBD verantwortlich, auch wenn er die Datenverarbeitung auslagert oder einen Dienstleister wie den Steuerberater einschaltet.

 

Die GoBD gelten auch im Bereich der Bareinnahmen nur für digitale Aufzeichnungen mit Kassensystemen, Registrierkassen, PC-Kassen, Wiegekassen und Taxametern. Sie gelten nicht für manuelle Kassenführung wie z. B. die offene Ladenkasse.

Quelle: Wikipedia


  • Die GoBD sind weiter in Kraft, d.h. seit dem 01.01.2017 müssen alle Kassendaten 10 Jahre lang elektronisch gespeichert werden. Die Übergangfrist, in der nicht-umrüstbare Systeme noch genutzt werden durften, lief am 31.12.2016 aus.
  • Das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" trat am 29. Dezember 2016 in Kraft und schreibt vor, dass ab dem 01.01.2020 jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden muss.
  • Zuvor angeschaffte Systeme, die nicht umrüstbar sind, aber den GoBD entsprechen, dürfen noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.

Laut Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem ab sofort alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen sowie mindestens 10 Jahre archivieren. Steuerlich relevant sind danach: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. 

 

Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Vollständigkeit der Daten prüfbar ist, z. B. durch fortlaufende Nummern. Die Archivierung kann auch in einem nachgeschalteten System erfolgen. Die Daten müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Prüfer gemeint ist.

 

Fehlen die geforderten elektronischen Daten oder werden andere formale Fehler in der Kassenbuchführung gefunden, droht die Schätzung der Einnahmen, was zu hohen Steuernachzahlungen führen kann.

 

Die Übergangsfrist, in der nicht-umrüstbare Systeme noch genutzt werden durften, lief am 31.12.2016 aus.

 

Aktueller Stand: Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

 

Am 28. Dezember 2016 wurde das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und trat am Folgetag in Kraft.

Das Gesetz fordert, dass ab dem 1. Januar 2020 jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden muss. Für vorher angeschaffte, nicht-umrüstbare Systeme, die aber den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 entsprechen müssen, gibt es eine Übergangsregelung. Sie dürfen noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.

Am 7. Juli trat die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft. Sie legt einige Details fest und beauftragt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mit der Definition der genauen Anforderungen. Das BSI soll auch die auf dieser Basis entwickelten Sicherheitseinrichtungen zertifizieren.

 

Die im Gesetz festgelegten Eckdaten laufen zwangsweise auf eine Lösung ähnlich zum INSIKA-Verfahren (INtegrierte SIcherheitslösung für messwertverarbeitende KAssensysteme) hinaus. Voraussichtlich wird auch das INSIKA-Verfahren mit einigen Anpassungen vom BSI zertifiziert werden. 

 

Die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2016 wurde nicht verlängert. Das BMF hat in Schreiben an verschiedene Verbände bekräftigt, dass auch weiterhin keine neuen Fristsetzungen geplant sind. Also müssen Geräte, die dem Schreiben vom 26. November 2010 nicht entsprechen, schnellstmöglich umgerüstet oder ausgetauscht werden.

 

Quelle: Vectron Systems

Merkblatt für Unternehmer

Mit diesen Informationen können typische Fehler in der Kassenführung vermieden werden. Die nachfolgenden Ausführungen gelten in allen Branchen wo Bargeld fließt und unabhängig davon, ob Bücher geführt oder der Gewinn durch Einnahmeüberschussrechnung ermittelt wird.

Garantieerklärung Vectron

Die Vectron Systems AG sichert allen Vertriebspartnern und Kunden Folgendes verbindlich zu. Alle momentan gelieferten Systeme können mit einer Sicherheitseinrichtung gemäß dem noch zu verabschiedenden „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“ nachgerüstet werden. Für fast alle seit 2004 ausgelieferten Systeme ist ein Update zur Erfüllung der Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 verfügbar.

Zertifikat GoBD Quorion

Quorion Data Systems GmbH erklärt hiermit, dass ihre Produkte die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern,Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen.